dez 10, 2015 Investimentos 0 comment

Como Organizar Documentos? 3 Passos para acabar com a bagunça e não desperdiçar dinheiro!





Organização é um dos primeiros passos e uma das melhores dicas para ganhar dinheiro, ou pelo menos para não desperdiçá-lo. Hoje em dia esse tema é tão importante que existe até uma profissão para isso: o Personal Organizer! E quando falamos de investimentos imobiliários, organizar documentos e informações em geral sobre seus imóveis é fundamental.

Sendo assim, temos certeza que podemos agregar muito valor aos nossos leitores que ainda não são adeptos dessa arte que é a organização ou que ainda não tem um formato correto de se organizar. Neste artigo vamos te explicar como utilizar ferramentas de arquivamento de dados online e as melhores técnicas para criar pastas para organizá-los em 3 passos simples.

Para você, que está adquirindo o primeiro imóvel, é recém casado, está reformando, construindo, investindo em imóveis ou acabou de se mudar; a leitura do nosso artigo é obrigatória. Acredite, isso vai lhe ajudar muito!

Passo #1) Use Ferramentas de Armazenamento em Nuvem

Cloud Drives

Onde você guarda seus dados: documentos, planilhas, fotos e apresentações? Pastas sanfonas, no seu e-mail ou no seu computador em pastas aleatórias e sem nenhum padrão? A bagunça é muito mais comum do que as pessoas pensam, mesmo em grandes empresas. Por isso, caso você ainda não esteja familiarizado com ferramentas de armazenamento em nuvem, você precisa conhecê-las e utilizá-las urgentemente.

Mas o que é armazenamento em nuvem?

Imagine servidores (múltiplos computadores) que armazenam dados de diversas empresas e pessoas e compartilham esses dados com seus donos em qualquer aparelho. Com isso, os donos das informações não utilizam a memória de seus aparelhos para guardar aqueles arquivos e sim o espaço da memória desses servidores.

Algumas ferramentas que recomendamos são: Dropbox, Google Drive, One Drive e iCloud. Todas tem funcionalidades semelhantes e tem as seguintes propriedades:

  • Armazenar seus arquivos na nuvem e acessá-los através de múltiplos equipamentos eletrônicos. Salve arquivos no computador para depois acessá-los de qualquer lugar. Tudo o que você guardar na nuvem sincroniza automaticamente com todos os seus dispositivos e assim é possível acessá-los através de aparelhos remotos (smartphone, tablet, notebook) em qualquer local;
  • Ter o poder de compartilhar arquivos com qualquer pessoa com facilidade, através de links de e-mail por exemplo;
  • Segurança dos arquivos: São realizados backups dos arquivos e assim existe maior tranquilidade em não perdê-los. A chance de um hacker invadir um servidor desses ou um incêndio acabar com seus dados na nuvem é muito menor do que no seu computador próprio ou HD externo!

Se você não possui conta em nenhuma dessas ferramentas de armazenamento em nuvem faça já seu cadastro e ganhe memória grátis:

  • Dropbox: Empresa independente e uma das líderes de mercado. Na nossa opinião é o melhor serviço atualmente, a sincronização é muito rápida;
  • Google Drive: Ferramenta do Google. Caso você use Gmail ela já está instalado no seu usuário com memória grátis;
  • One Drive: Ferramenta da Microsoft. Possui integração com pacote office;
  • iCloud: Para usuários de aparelhos da Apple (iPhone, iPod, iPad, MacBook, etc).

Passo #2) Criação de “Pasta Arquivo” (Eletrônica) para Organização Pessoal

Pasta Imóvel

Para cada tipo de administração imobiliária são necessárias pastas diferentes, mas com o propósito de exemplificar uma situação frequente na vida da maioria de nós, a administração de sua própria casa ou apartamento, fizemos um vídeo para mostrar na prática como pode ser feito.

Exemplo de Ramificações de Pastas para um imóvel residencial:

  1. Documentos: matrícula, escritura, CNDs, documentos do antigo proprietário, etc;
  2. Condomínio: boletos de cobrança e comprovantes de pagamento, documentos de reuniões de condomínio, aluguel de vaga, etc;
  3. IPTU: carnês e comprovantes de pagamento;
  4. Contas Consumo: luz, água/esgoto, telefone/internet, empregadas domésticas, etc;
  5. Reforma: caso tenha realizado reformas, é fundamental que você tenha uma pasta específica para organizar as informações dessa etapa tão importante na vida do imóvel. Nessa pasta devem ser arquivados projetos de arquitetura, ARTs da reforma, implantações 3D, informações financeiras dos investimentos realizados, entre outras coisas como exemplificamos no nosso vídeo sobre o assunto;
  6. Fotos: arquivamento de fotos do imóvel.

Veja nosso vídeo:

Passo #3) Gestão de Processos

Para manter seus documentos organizados, será fundamental criar um processo para arquivar esses documentos e segui-lo à risca! Pode parecer complexo mas o processo que eu uso por exemplo é:

  • Arquive todos os documentos: Sempre ao receber um documento, seja ele um boleto, um comprovante de pagamento, uma escritura ou um carnê de IPTU, já arquive-o, de forma digital na pasta que mais faz sentido. Sempre que tiver documentos importantes de forma impressa, é fundamental fazer a digitalização através de uma impressora com scanner ou hoje em dia até com o celular através de aplicativos como o Genius Scan, Evernote ou CamScanner.
  • Nomeie os arquivos: Dê nomes com formatos que você facilmente os encontrará como: 2015 11 03 Pagamento de Condomínio. Colocando a data em formato invertido no início do nome permitirá que você coloque os documentos em ordem cronológica com mais facilidade.
  • Crie Pastas: Crie pastas separadas para cada um dos seus imóveis, isso facilitará na hora de encontrar as informações.

Compreenda o quanto a organização é importante na sua vida, e para seus imóveis então é fundamental. Use os conceitos que ensinamos neste artigo e seja um investidor mais organizado. Se gostou ou tem dúvidas comente aqui embaixo e compartilhe nosso artigo através das Redes Sociais.

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